Pubblica Amministrazione e Project Management

La capacità innovativa e di garantire un effettivo migliore servizio all’utenza sono sempre più legati alla capacità di un’organizzazione di “gestire progetti” (Project Management): progetti di nuovi servizi, ma anche di ri-organizzazione e miglioramento dei processi interni e, in sintesi, dell’operare per risultati.
Anche nelle Pubbliche Amministrazioni il Project Management è la chiave per la customer satisfaction, come emerge dalla sempre più sentita necessità di una maggiore progettualità e “cultura di progetto” nelle iniziative di cambiamento, che sono appunto progetti.
Se definiamo come progetto un insieme di attività integrate volte a conseguire uno o più obiettivi di qualità, in un certo tempo e con un limitato ammontare di budget e risorse a disposizione, appare chiara oggi la centralità del Project Management e la sua stretta correlazione con le prestazioni.

Le tecnologie in continua evoluzione e le dinamiche congiunturali fanno sì che la gestione amministrativa, pur dovendo presidiare le tradizionali attività di routine (“operations”), debba concentrare sempre più l’attenzione sulla gestione del cambiamento e dell’innovazione, visti in un’ottica strategica. Ne consegue che la parte organizzativo-gestionale dei progetti avrà sempre maggior importanza, sarà sempre più la vera leva per la valorizzazione delle risorse umane ed il successo delle iniziative, non in chiave reattiva, bensì come opportunità, quindi con un approccio proattivo.

Project Management e Pubblica Amministrazione

Ricordiamo che il 3 settembre 2012 è stata rilasciata la norma internazionale “ISO 21500:2012 – Guidance on Project Management”, che può essere utilizzata da qualsiasi tipo di organizzazione, pubblica o privata, e per qualsiasi tipo di progetto, a prescindere da complessità, dimensione o durata. In relazione, esistono le qualificazioni internazionali di Project Management (e.g. la PMP del PMI – Project Management Institute), ma anche la certificazione UNI 11648:2022 su “Attività professionali non regolamentate – Project Manager – Requisiti di conoscenza, abilità, autonomia e responsabilità”.

Il Project Management sta diventando decisivo anche nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni italiane. A tal riguardo si segnala:

• la Direttiva EU 24/2014 in materia di Public Procurement, che raccomanda la presenza di un “responsabile di progetto”;
  il nuovo Codice dei contratti (Decreto Legislativo n. 36/2023), Allegato I.2 (Attività del RUP), che all’art. 4 richiede al RUP il possesso di “adeguata competenza quale Project Manager, acquisita anche mediante la frequenza, con profitto, di corsi di formazione in materia di Project Management;
• le definizioni di Misura e Progetto contenuti nel Glossario terminologico del PNRR e nel sistema informativo cd. ReGiS: “Misura: Specifici investimenti e/o riforme previste dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza realizzati attraverso l’attuazione di progetti ivi finanziati … Uno specifico progetto è selezionato e finanziato nell’ambito di una Misura del Piano e identificato attraverso un Codice Unico di Progetto (CUP). Il progetto contribuisce alla realizzazione degli obiettivi della Missione e rappresenta la principale entità del monitoraggio quale unità minima di rilevazione delle informazioni di natura anagrafica, finanziaria, procedurale e fisica”.

Come da Circolare n. 27 del MEF del 21 giugno 2022: “i Soggetti attuatori devono registrare tutte le informazioni rilevanti che riguardano i progetti di propria competenza. Tali informazioni riguardano in primo luogo il livello di pianificazione, con la registrazione dei dati relativi all’anagrafica del progetto (descrizione, finalità, costo, contributo al target della misura, localizzazione, codice unico di progetto – CUP, procedure di aggiudicazione, ecc.), al relativo cronoprogramma procedurale, ossia descrizione e tempistiche previste per l’espletamento delle fasi rilevanti per la messa in opera del progetto (atti amministrativi di approvazione, adempimenti contabili, acquisizioni di autorizzazioni/visti/licenze/pareri tecnici, procedure di gara per l’affidamento di lavori/forniture di servizi, stipula dei contratti, avvio dei lavori, ecc.). Il cronoprogramma di progetto deve comprendere il relativo cronoprogramma di spesa.”

La figura del Rup

Il nuovo “Codice degli appalti” (D.Lgs. n. 36/2023) considera gli interventi pubblici come “progetti”, da gestire nel quadro dei principi alla base dell’attività amministrativa quali la trasparenza, la legalità, il buon andamento della cosa pubblica. Il nuovo Codice attribuisce al RUP un ruolo chiave in quest’ottica. In particolare il d.lgs. n. 36/2023 ha arricchito i compiti e le funzioni del RUP, cambiandone anche la denominazione, proprio a evidenziare l’accrescimento degli adempimenti di competenza e l’importanza della figura. Il “nuovo Rup” è stato rinominato Responsabile Unico di Progetto (art. 15 D.Lgs. n. 36/2023), di fatto un project manager come avviene nei grandi progetti privati. Il RUP – nelle intenzioni del legislatore – è un project manager, diffusore di conoscenze e competenze e questo implica la necessità di individuare un dipendente dotato di competenze multisettoriali, con grandi capacità di gestione delle risorse umane e strumentali.
In aggiunta, secondo i dettami della normativa vigente, per i lavori e i servizi attinenti all’ingegneria e all’architettura, il Rup deve essere un tecnico, un dipendente competente nella materia oggetto dell’affidamento.

La figura del RUP richiede un’adeguata e specifica competenza quale Project Manager, acquisita anche mediante la frequenza, con profitto, di corsi di formazione in materia di Project Management, soprattutto per quanto riguarda procedure di affidamento di lavori particolarmente complessi (art. 4, comma 4, dell’allegato I.2 del d.lgs. n. 36/2023). Si stabilisce che i percorsi formativi in materia di Project Management devono essere conformi alle norme e agli standard internazionali e nazionali in materia (a partire dalla norma internazionale ISO 21502 “Guidance on Project Management). A tale proposito occorre tener presente che, anche per quanto previsto dalla legge n. 4/2013 sulle professioni cosiddette “non ordinistiche”, diversi organismi di certificazione sono stati accreditati da Accredia (l’organizzazione nazionale che certifica i certificatori in base ad apposito regolamento europeo) per rilasciare certificazioni professionali di project manager in conformità alla specifica Norma UNI 11648 “Attività professionali non regolamentate – Project Manager – Requisiti di conoscenza, abilità, autonomia e responsabilità”); per coloro che sono già in possesso di qualificazioni professionali internazionali di rilievo (come la Project Management Professional – PMP del Project Management Institute – PMI) è prevista la semplificazione nei termini di un solo colloquio orale.

Il legislatore non ha ancora prevista l’obbligatorietà né della formazione (e relativa tipologia e quantificazione in ore) né della qualificazione/certificazione, ma va da sé che sia fortemente consigliato almeno un percorso formativo specifico sul Project Management, basato sugli standard internazionali, che, per inciso, prevedono, per un Project Manager – qual è il RUP nella nuova accezione – una formazione di “almeno 35 ore” (quantificazione stabilita come “pre-requisito” dallo standard PMI, da cui la ISO 21502 deriva).

Considerazioni finali

Ci si lasci infine fare due considerazioni, a valle di 30 anni di esperienza nel Project Management pubblico e privato internazionale; l’importanza delle competenze di Project Management, per quanto a dosi diverse:

• non deve riguardare solo il Project Manager (Rup), ma tutti coloro che, con livelli di responsabilità, hanno a che fare col RUP stesso e col progetto/lavoro; infatti un PM skillattisimo non può fare miracoli se il team non comprende e applica le logiche del Project Management;
• non deve riguardare solo i contesti in cui è normativamente previsto un Rup, essendo le Pubbliche Amministrazioni (al pari di qualsiasi organizzazione) alle prese con “progetti” di riorganizzazione, miglioramento, approntamento di nuovi servizi e aggiornamento di quelli esistenti, in una parola: cambiamento.

Le iniziative di formazione

Al tema Formazione Maggioli ha dedicato un corso online incentrato su “metodologia, tecniche e strumenti di Project Management”. Le prossime edizioni del corso si terranno:

>> 8, 13, 22, 29 maggio e 3 giugno 2024.

>> 1, 8, 15, 22 e 29 ottobre 2024.

>> 12, 19, 26 novembre e 3, 10 dicembre.

* Stefano Tonchia è Professore Ordinario di Project Management all’Università di Udine. Direttore del “Corso di Perfezionamento in Project Management”, giunto alla XVI edizione). Ingegnere Gestionale. dottore di ricerca in Scienze dell’Innovazione Industriale, è autore di 8 libri per Il Sole 24ORE (fra cui “Il Project Management” e le varie edizioni de “La Guida del Sole 24ORE al Project Management”) e di 3 libri in inglese (fra cui “Project Management: International Standards and Best Practices” –Springer Publ. – Berlin & New York). Ha ricoperto e ricopre importanti ruoli di responsabilità, e svolge attività di formazione e consulenza per Pubbliche Amministrazioni e Aziende leader.