FAQ sulle sedute degli organi collegiali a distanza al termine dello stato di emergenza

Si pubblicano di seguito le risposte alle domande più frequenti in tema di sedute degli organi collegiali a distanza. Si intende fornire in questo modo un piccolo “prontuario” di agevole consultazione dove trovare risposte ai dubbi più frequenti.

Nel periodo della pandemia una normativa eccezionale consentiva lo svolgimento delle sedute degli organi collegiali anche in assenza di una apposita previsione regolamentare locale?

SI. Il problema della possibilità di svolgere le sedute degli organi collegiali degli enti locali da remoto si è posto con assoluta rilevanza nel periodo dell’emergenza COVID. A tale esigenza ha dato risposta l’art. 73, comma 1, del d.l. n. 18/2020, a norma del quale “Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus Covid-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei Comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente”.

La normativa eccezionale valevole per la durata dello stato di emergenza era l’unica “copertura normativa” per lo svolgimento delle sedute degli organi collegiali in videoconferenza?

L’art. 73, comma 1, del d.l. n. 18/2020 conferma la possibilità per gli enti locali, applicata già in alcune realtà, di prevedere negli statuti e/o nei regolamenti interni sul funzionamento di giunta e consiglio, che i predetti organi possano riunirsi in videoconferenza. Inoltre, introduce per tutti gli enti, nel periodo di emergenza, la possibilità di fare ricorso a modalità di riunione in videoconferenza, ancorché quest’ultima modalità non risulti specificamente disciplinata. In tale ultima ipotesi, la possibilità di svolgimento delle sedute “da remoto” è introdotta direttamente e temporaneamente dal legislatore, che tuttavia richiede un provvedimento monocratico del sindaco o presidente del consiglio che disciplini le regole, nell’ambito dei principi fissati dalla legge, a cui l’organo dovrà attenersi.

La disposizione emergenziale imponeva al sindaco o al presidente del consiglio nel dettare le regole per lo svolgimento delle sedute a distanza di rispettare alcuni principi?

SI. Le regole introdotte dovevano:

• individuare i sistemi di svolgimento delle sedute che consentano di identificare con certezza i partecipanti, anche ai fini del conteggio dei quorum c.d. strutturali e funzionali;
• assicurare la regolarità dello svolgimento delle sedute (quindi disciplinare tutti gli aspetti relativi ai tempi ed alle modalità di convocazione, al deposito degli atti, alle modalità di partecipazione alla discussione, ai tempi del dibattito, alla garanzia in ordine ad eventuali problemi di natura tecnologica che non debbono incidere sui diritti del componente dell’organo, alle modalità di verbalizzazione delle sedute);
• garantire ai segretari comunali e degli enti di secondo livello lo svolgimento delle loro funzioni istituzionali, di cui all’articolo 97 del d.lgs. 18 agosto 2000, n. 267 (TUEL), a garanzia della validità e dell’efficacia degli atti adottati e/o deliberati dagli organi collegiali;
• assicurare, per i consigli e le commissioni consiliari, adeguata pubblicità delle sedute svolte in videoconferenza;
• assicurare, per le giunte comunali, che le stesse si tengano in forma segreta.

Dopo lo stato di emergenza è possibile per gli organi collegiali degli Enti locali continuare a tenere le riunioni da remoto?

SI. Il tema è chiarito in modo inequivocabile dalla circolare del 19 aprile 2022, n. 33 con la quale il Ministero dell’Interno fornisce una certezza agli Enti locali, anche sulla base di un parere espresso dall’Avvocatura Generale dello Stato. La circolare si chiude evidenziando che gli Enti locali possono “nell’ambito della propria potestà regolamentare, disciplinare lo svolgimento delle proprie riunioni in videoconferenza o in modalità mista, nel rispetto della legge, dello Statuto e dei criteri di trasparenza e tracciabilità, identificabilità con certezza dei partecipanti, sicurezza e protezione dei dati personali, nonché adeguata pubblicità delle sedute e regolare svolgimento delle stesse: criteri anche richiamati nell’art.73 del d.l. n. 18/2020 succitato, come condizioni per il ricorso alle modalità non in presenza, che si ritiene valgano anche al di là del periodo emergenziale. A tal fine si ritiene necessaria l’adozione di un apposito regolamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 7 TUEL succitato (che tenga conto anche delle peculiarità dei diversi organi degli Enti locali), in quanto la possibilità di utilizzare la modalità di riunione in videoconferenza, in assenza di una specifica disciplina regolamentare, che ne preveda e disciplini l’impiego anche in via ordinaria, era consentita e giustificata solo dalla disciplina normativa emergenziale, ora non più in vigore“.

La possibilità di tenere le sedute degli organi collegiali da remoto, dopo la cessazione dello stato di emergenza, presuppone l’adozione di un apposito regolamento?

SI. Mentre nel periodo della pandemia lo svolgimento delle sedute da remoto era possibile, sulla base della norma eccezionale contenuta nell’art. 73, comma 1, del d.l. n. 18/2020, dopo la cessazione dello stato di emergenza lo svolgimento delle sedute in tale modalità è consentita soltanto previa approvazione di un’apposita disciplina regolamentare locale.