Diritto di accesso: fotografie di documenti a mezzo cellulare con fotocamera

Il Servizio consulenza della Regione Friuli Venezia Giulia risponde alle seguente interessante domanda posta da un’amministrazione comunale. Il Comune chiede se sia consentito fotografare parti di documenti ammessi all’accesso, a mezzo cellulare con fotocamera, in particolare se detta modalità integri l’esame gratuito previsto dall’art. 25, c. 1, della legge n. 241/1990, in materia di accesso documentale.

Le modalità di accesso ai documenti amministrativi

Preso atto della valutazione dell’Ente circa l’accessibilità dei documenti di cui si tratta, con riferimento alla questione posta nel quesito, si esprime quanto segue. Le modalità di accesso ai documenti amministrativi sono previste dagli artt. 22 e 25, l. n. 241/1990, e dall’art. 7, d.P.R. n. 184/2006.
L’art. 22, c. 1, lett. a), l. n. 241/1990, definisce il diritto di accesso come “il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi”; il successivo art. 25, c. 1, stabilisce che “il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura”.
L’art. 7, d.P.R. n. 184/2006, richiama a sua volta le due modalità di accesso documentale, consistenti nel prendere visione dei documenti o nell’ottenerne copia (comma 1). In particolare, per quanto concerne l’esame dei documenti, qui di interesse, l’art. 7 in argomento precisa che l’interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione (comma 5).

La riproduzione fotografica dei documenti

La formulazione testuale delle norme richiamate non contempla la riproduzione fotografica di documenti (o di parti di essi), in particolare, a mezzo uso cellulare dotato di fotocamera. quale modalità di esercizio del diritto di accesso.
In proposito, si è espressa la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, secondo cui “le modalità di accesso previste dalla legge n. 241/90 (artt. 25, c. 1, e 22, c. 1, lett. a), e dal d.P.R. n. 184/2006 (art. 7, commi 5 e 6) fanno riferimento esclusivo alla “visione” o “copia” dello stesso, per cui altre modalità di accesso quali le fotografie del documento richiesto, potrebbero essere consentite solo ove previste da disposizioni regolamentari dell’amministrazione interessata”.
Alla luce delle considerazioni della Commissione, appare in facoltà dell’Ente prevedere nella propria disciplina regolamentare del diritto di accesso la possibilità di fotografare i documenti di interesse o parte degli stessi, con l’impiego dei mezzi che lo consentono, ivi compreso il cellulare munito di fotocamera.

Una modalità di accesso consentita?

Nel senso della legittimità delle fotografie di documenti amministrativi, quale modalità di accesso riferita alla visione dei documenti, che deve essere gratuita, si è espresso recentemente il TAR Lombardia, Milano, sez. II, sentenza 26 maggio 2016, n. 1100.
Precisamente, per il Collegio lombardo, la visura di documenti amministrativi con eventuale riproduzione fotografica in proprio rappresenta una modalità di esercizio dell’accesso che la PA può legittimamente proporre a fronte di una richiesta che abbia ad oggetto la sola visione o la previa visione della documentazione di interesse, poiché in questo caso la facoltà di riproduzione fotografica costituisce una possibilità in più offerta all’interessato all’accesso.
Le precisazioni del TAR Lombardia sulla fotografia dei documenti amministrativi quale modalità di accesso riferita alla visione conducono naturalmente a ritenerla esente da costi a carico dell’accedente, ai sensi della disposizione di cui all’art. 25, c. 1, l. n. 241/1990, che, come osserva il Consiglio di Stato, è affatto chiara nel sancire l’assoluta gratuità dell’esame dei documenti.
Alla luce delle considerazioni suesposte, può trarsi la possibilità di prevedere in via regolamentare la riproduzione fotografica dei documenti amministrativi, a cura dell’interessato (attraverso mezzi propri a ciò deputati), quale modalità di accesso consentita, senza costi, in presenza di una richiesta che abbia ad oggetto la loro visione.