Diritto di accesso dei consiglieri comunali: copia cartacea della documentazione

Il caso analizzato nel parere

In un mondo in cui la digitalizzazione delle attività amministrative è una realtà, il parere del Dip. Affari Interni e Territoriali evidenzia l’equilibrio necessario tra il diritto di accesso dei consiglieri e peso degli oneri amministrativi. Secondo un consolidato orientamento giurisprudenziale, se l’amministrazione deve esibire documenti complessi e voluminosi, è legittimo il rilascio di supporti informatici o la trasmissione elettronica, riducendo l’onere delle copie cartacee.
Come si può leggere in sede di massima/abstract posta in apertura di parere “l’amministrazione comunale può adottare norme regolamentari che dispongano il rilascio della documentazione richiesta dai consiglieri esclusivamente in formato digitale, purché sia garantito anche il rilascio della copia cartacea se la richiesta è adeguatamente giustificata”.
Nel caso di specie che ha dato origine al parere, un sindaco aveva chiesto di conoscere se, stante la progressiva digitalizzazione delle attività delle pubbliche amministrazioni connessa al d.lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale), il Comune sia tenuto a rilasciare copia cartacea dei documenti ai consiglieri comunali che ne facciano richiesta, ovvero se l’obbligo di rilascio della documentazione possa essere assolto anche in formato digitale.

Trasparenza amministrativa e digitalizzazione

La trasparenza amministrativa è fondamentale, ma il parere chiarisce che il rilascio delle copie cartacee dovrebbe essere concesso solo se giustificato da motivi seri e comprovati che rendono difficile l’uso degli strumenti informatici da parte dei consiglieri. Il Dipartimento sottolinea l’importanza di garantire il diritto di accesso senza limitazioni indebite, bilanciando le esigenze delle amministrazioni con quelle dei consiglieri.
In un’epoca in cui la tecnologia è predominante, questo parere riflette la necessità di adattare le regolamentazioni per garantire l’accesso alle informazioni, mentre si affrontano le sfide della digitalizzazione. La decisione finale spetta ai consigli comunali, che devono valutare attentamente le richieste dei consiglieri nell’ambito di leggi e regolamenti esistenti. La trasparenza e l’efficienza sono obiettivi fondamentali, e il parere del Ministero dell’Interno contribuisce a trovare un equilibrio tra i due.

>> IL TESTO INTEGRALE DEL PARERE DEL MINISTERO DELL’INTERNO (DAIT), 3 NOVEMBRE 2023.