Decreto su documenti digitali, addio alla carta in 18 mesi

Scatta il conto alla rovescia per il superamento della carta nella pubblica amministrazione. Ancora un anno e mezzo e poi non resteranno più alibi: dai ministeri ai comuni, tutto dovrà viaggiare in digitale. A fissare i tempi massimi per il cosiddetto switch off è il decreto appena pubblicato in Gazzetta Ufficiale. Un decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (d.P.C.M. 13.11.2014) che detta le regole, uguali a livello nazionale, sul documento informatico.

Previsioni tecniche dietro cui si legge la fine, almeno stando alle leggi, della macchina statale come elefante burocratico, labirinto di archivi, palazzo messo su faldone dopo faldone. In realtà parole tipiche, tra cui registro o protocollo, non scompaiono anche se non corrisponderanno più a fogli e pesanti raccoglitori: sarà tutto in bit. Il decreto del Presidente del Consiglio, firmato anche dal Ministro della p.a. Marianna Madia, era atteso e rappresenta “l’ultimo tassello” per dare piena attuazione al Codice dell’amministrazione digitale, spiega la dirigente dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid), Maria Pia Giovannini, che ha seguito da vicino tutto il dossier. Il Codice già sanciva “l’obbligo per tutte le amministrazioni pubbliche di adottare” i file. Non solo, si parte dal concetto per cui il documento amministrativo nasce in formato elettronico e viene trattato o conservato sempre in versione digitale. Certo, ammette Giovannini, “non è un principio facile da far valere, anche se sono previste già sanzioni per i dirigenti che non si adeguino”.

Adesso però, aggiunge la responsabile dell’Agid, “non ci sono più motivi per non farlo”. L’ultimo d.P.C.M., infatti, completa l’equipaggiamento per la ‘migrazione’ al digitale previsto dal Codice, seguendo i decreti sulla firma elettronica, che dà valore legale, sui sistemi di conservazione di certificati o altri atti su canale telematico.

E per i ‘nuovi magazzini’ informatici sarebbero già “13 le società private accreditate”, fa sempre sapere Giovannini. Le ultime regole per la formazione, la copia, la gestione e l’archiviazione dei file sono spalmate su più articoli a cui si affiancano diversi allegati, tra cui anche un glossario, una sorta di vocabolario versione 2.0, per il travet digitalizzato, in cui si rimanda anche a manuali di gestione e conservazione, probabilmente in arrivo nei prossimi mesi. Se la realtà seguirà alla lettera le nuove regole, all’orizzonte si prefigura un periodo intenso per i dipendenti pubblici, che dovranno sintonizzarsi su un’amministrazione digitale.

E dovrebbe cambiare anche l’arredamento negli uffici, meno scaffali più computer. La dirigente dell’Agid riconosce come ora che la parte normativa è completa, i termini previsti sono perentori: “le pubbliche amministrazioni – si legge nel d.P.C.M. – adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto”. La scadenza per lo switch off dovrà quindi avvenire entro l’estate del 2016, ma la vera rivoluzione avverrà quando anche i privati, per cui valgono le stesse disposizioni senza l’obbligo, cederanno al digitale.