Dal notaio «digitale» rogiti con la smart card

Rivoluzione negli studi notarili dopo secoli di convivenza con la carta. Per effetto del decreto legislativo approvato dal consiglio dei ministri il 24 giugno scorso (in attesa di pubblicazione in «Gazzetta Ufficiale»), il notaio può trasformarsi in “professionista digitale”, con la conseguenza che gli atti notarili potranno essere direttamente originati in formato elettronico e come tali conservati. Con le nuove norme il notaio potrà: a) formare gli atti su carta e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale cartaceo, in copia autentica cartacea; b) formare gli atti su carta e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale cartaceo, in copia autentica elettronica; c) formare gli atti su supporto digitale e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale informatico, in copia autentica cartacea; d) formare gli atti su file e rilasciarli ai clienti, oltre che in originale elettronico, in copia autentica elettronica. Gli studi notarili – che sono già in fermento per i nuovi obblighi sui rogiti scattati il 1° luglio (in sintesi: la corretta intestazione catastale dei fabbricati e il loro corretto accatastamento, si veda Il Sole 24 Ore del 30 giugno) – devono attrezzarsi per il salto al digitale, da cui discenderà una vera e propria rivoluzione del back office. Il repertorio (registro sul quale sono annotati tutti gli atti, con l’assegnazione a ciascuno di un numero progressivo) sarà in formato digitale. Inoltre, gli atti che continueranno a nascere in forma cartacea potranno essere convertiti in file e, nell’allestire la «raccolta», potranno essere affiancati a quelli direttamente rogati in forma elettronica (si veda l’articolo a destra). Tutto questo sistema – dalla formazione dell’atto alla sua trasmissione e alla sua conservazione – avrà il suo perno sul fatto che il notaio è obbligatoriamente dotato della firma digitale. Cioè di quel tipo di firma elettronica che ? basandosi sulle chiavi crittografiche ? oggi offre le maggiori garanzie di sicurezza. Con riguardo alla formazione dell’atto pubblico, la “scena” del rogito subirà una totale rivoluzione rispetto a quella attuale, consistente nella lettura e firma dell’atto cartaceo; d’ora innanzi, infatti, il notaio potrà: a) leggere l’atto direttamente al computer, e cioè mediante l’uso e il controllo personale degli strumenti informatici; b) ricevere la sottoscrizione elettronica dei clienti, i quali, arrivati nell’ ufficio del notaio con la smart card contenente la propria firma elettronica, apporranno personalmente la sottoscrizione informatica all’atto formato digitalmente; c) firmare l’atto in presenza delle parti mediante la smart card contenente la sua firma digitale, dopo aver dato atto della validità del certificato di firma utilizzato dai contraenti. Il supporto cartaceo e quello digitale diverranno pertanto equivalenti: all’atto digitale potranno essere allegati documenti formati digitalmente o documenti formati su carta e poi resi digitali; viceversa, all’atto cartaceo potrà essere allegata la stampa del documento formato digitalmente. La firma dei clienti potrà essere sia una firma digitale “vera e propria” sia una firma elettronica non qualificata. Questo perché anche se la firma elettronica non qualificata è un sistema meno sicuro rispetto alla firma digitale, la garanzia di assoluta veridicità verrà comunque offerta dalla firma digitale del notaio, che egli deve usare obbligatoriamente; e, inoltre, perché in tal modo si incentiverà l’utilizzo delle tecnologie informatiche da parte della generalità dei cittadini. A questo punto il notaio eseguirà tutti gli adempimenti post stipula (registrazione, trascrizione, registro imprese eccetera) in via totalmente elettronica, come peraltro già oggi accade; e consegnerà ai clienti una copia del rogito o stampandolo su carta oppure consegnando un dischetto o una chiavetta contenente l’atto in formato digitale oppure, ancora, spedendo il file via posta elettronica certificata, di cui ogni notaio già oggi è obbligatoriamente dotato.