Regolamento ad hoc per disciplinare il diritto

I consiglieri comunali possono richiedere la trasmissione, con cadenza mensile fino a scadenza del relativo mandato, di copia dell’intero registro di protocollo generale in entrata e in uscita dell’ente? L’esercizio del diritto di accesso è previsto dall’articolo 43, comma 2, del dlgs 267/2000, definito dal Consiglio di Stato (sent. n. 4471/2005) «diritto soggettivo pubblico funzionalizzato», finalizzato al controllo politico – amministrativo sull’ente nell’interesse della collettività e, come tale, diverso dal diritto di accesso, di cui agli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990, riconosciuto ai soggetti interessati allo scopo di predisporre la tutela di posizioni soggettive lese. In merito al rilascio periodico del riepilogo del protocollo generale dell’ente, comprensivo della posta in arrivo e in uscita, la giurisprudenza, con orientamento costante, ha ritenuto non conforme a legge il diniego opposto dall’amministrazione di prendere visione del protocollo generale e di quello riservato del Sindaco (cfr. Tar Campania, Salerno, n. 26/2005), precisando (Tar Lombardia, Brescia, n. 362/2005) che: «Le norme disciplinanti l’accesso dei consiglieri comunali non pongono limiti quantitativi agli atti cui si chieda di accedere, né presuppongono che, di tali atti, i richiedenti conoscano già il contenuto, sia pure approssimativamente, ben potendo l’intervento connesso al mandato ravvisarsi opportuno anche a seguito dell’acquisita conoscenza di atti precedentemente del tutto ignorati». Inoltre ha affermato (Tar Sardegna, n. 29/2007) che è consentito prendere visione del protocollo generale senza alcuna esclusione di oggetti e notizie riservate e di materie coperte da segreto, posto che i consiglieri comunali sono comunque tenuti al segreto ai sensi dell’art. 43 del dlgs n. 267/2000. Infine ha specificato che al registro di protocollo generale dell’amministrazione locale è riconosciuta la piena riconducibilità alle categorie di documenti suscettibili di accesso, in quanto idoneo a fornire notizie e informazioni utili all’espletamento del mandato dei consiglieri comunali non essendo ammissibile imporre loro l’onere di specificare in anticipo l’oggetto degli atti che intendono visionare, trattandosi di informazioni di cui gli stessi possono disporre solo in conseguenza dell’accesso (Tar Lombardia, Brescia, n. 163/2004; Tar Emilia Romagna Sez. Parma, n. 28/2006; Tar Calabria – Cz – n. 1749/2007). Tuttavia, il Tar Sardegna (sentenza n. 32/2008) ha puntualizzato che il diritto di accesso si concretizza nel prendere visione dei soli oggetti del protocollo generale che rientrano nella sfera di interesse del consigliere richiedente e che sono utili per l’espletamento del suo mandato ed ha evidenziato che «ben appare giustificato il diniego opposto dal-l’Amministrazione» nel caso in cui si sia «? in presenza di continue richieste di accesso di portata tale da determinare notevoli difficoltà organizzative ?» per l’ente. Anche il Tar Puglia (sent. n. 115/2011) ha affermato che «gli unici limiti all’esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali si rinvengono, per un verso, nel fatto che esso debba avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali e, per altro verso, che non debba sostanziarsi in richieste assolutamente generiche …, fermo restando che la sussistenza di tali caratteri debba essere attentamente…vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso». Anche la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha richiamato il consolidato principio giurisprudenziale (ex multis Consiglio di stato, Sez. V. n. 929/2007) secondo cui il diritto del consigliere di accesso agli atti «non può subire compressioni per pretese esigenze di natura burocratica dell’ente con l’unico limite di poter esaudire la richiesta, qualora sia di una certa gravosità, secondo i tempi necessari per non determinare interruzione delle altre attività di tipo corrente_», limite della proporzionalità e ragionevolezza delle richieste, contemperando, quindi, il diritto di accesso con l’esigenza di non intralciare lo svolgimento dell’attività amministrativa e il regolare funzionamento degli uffici comunali, comportando ad essi il minor aggravio possibile, sia dal punto di vista organizzativo che economico (Corte dei conti, sez. Liguria n. 1/2004). In tal senso, sulla base del principio di economicità che incombe sia sugli uffici tenuti a provvedere, sia sui soggetti che chiedono prestazioni amministrative (parere del 12 dicembre 2002) ha riconosciuto «la possibilità per il consigliere di avere accesso diretto al sistema informatico interno, anche contabile, dell’ente attraverso l’uso della password di servizio_ proprio al fine di evitare che le continue richieste di accesso si trasformino in un aggravio dell’ordinaria attività amministrativa dell’ente locale» (cfr. parere 29 novembre 2009). Anche la giurisprudenza ha ritenuto legittime norme regolamentari contenenti accorgimenti finalizzati a ridurre i costi. In merito, il Consiglio di stato (Sez. V, sent. n. 6742/2007) ha condiviso l’avviso del Ministero dell’interno in merito alla possibile riproduzione di planimetrie su cd-rom, qualora il consigliere chieda l’estrazione di copie di atti la cui fotoriproduzione comporti costi elevati. Pertanto, è fatto salvo il diritto del consigliere di accedere ai registri di protocollo finalizzato all’individuazione degli atti che potrebbero interessare per l’espletamento del proprio mandato. L’ente locale, nell’ambito della propria autonomia, può dotarsi di una specifica normativa regolamentare per disciplinare le modalità di esercizio del diritto al fine di renderle compatibili con il regolare svolgimento dell’attività degli uffici. In tal senso, l’istanza di accesso ad atti non ancora formati, che impegnino l’amministrazione anche per il futuro, potrebbe concretizzare una fattispecie vietata qualora il regolamento comunale – nello specificare le modalità e le forme di esercizio di tali diritti in attuazione delle norme statali e statutarie – escludesse dall’accesso e dal rilascio di copie «le richieste generiche che non permettono l’individuazione del provvedimento o le richieste generalizzate relative a intere pratiche o a categorie di provvedimenti».