Documento informatico, protocollo, sistemi di conservazione e firme elettroniche: a distanza di un decennio dalla pubblicazione del Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005) è completo il quadro regolamentare che garantirà digitalizzazione e semplificazione dell’azione amministrativa. Spetta ora agli enti adeguarsi quanto prima alle regole tecniche, tenendo in considerazione non tanto le tempistiche di recepimento individuate nei diversi decreti attuativi del Cad quanto le esigenze di accessibilità e fruizione dei servizi informatici per realizzare appieno l’amministrazione digitale. La prima scadenza da rispettare (articolo 24, comma 3 del Dl 90/2014) è quella di metà febbraio 2015, entro cui le Pa devono approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e semplificazioni che permetta la compilazione on-line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con lo Spid – sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese, la cui fase di avvio è fissata ad aprile 2015.
Con il Dpcm del 24 ottobre 2014 è stato attuato l’articolo 64 del Cad individuando le regole di riferimento dello Spid il quale, in alternativa all’utilizzo della carta di identità elettronica e della carta nazionale dei servizi, permette agli utenti di accedere, anche in mobilità, ai servizi in rete messi a disposizione da Pa e privati attraverso la loro identificazione informatica; questa consiste nella validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo e univoco, tali da consentire l’individuazione nei sistemi informativi.
Ulteriore imminente scadenza è quella del 31 marzo 2015, quando diventerà operativa la fatturazione elettronica nei confronti di tutte le Pa dell’elenco Istat: infatti, dopo la prima fase che ha interessato, dal 6 giugno 2014, i ministeri, le agenzie fiscali e gli enti di previdenza, è destinata a completarsi la tempistica dell’obbligo disciplinato dall’articolo 1, commi da 209 a 214 della legge 244/2007 e regolamentato dal Dm del 3 aprile 2013. Prima di procedere alla gestione delle fatture elettroniche, le Pa dovranno avere compiuto una riorganizzazione funzionale e procedurale, censendo gli uffici destinatari e richiedendo il codice univoco gestito dall’Ipa – l’indice delle Pa.
Alla diffusione della fatturazione elettronica si accompagna l’obbligo di accettare pagamenti elettronici, per i servizi resi, secondo le Linee guida emanate da Agid a gennaio 2014 in attuazione dell’articolo 5, comma 4 del Cad. Va definito un piano di attivazione con le attività da compiere e i tempi di realizzazione da completare entro il 31 dicembre 2015. Correlati a questi adempimenti vi sono quelli di formazione e gestione del documento amministrativo informatico, secondo le regole tecniche del decreto del 13 novembre 2014: nonostante il termine per l’adeguamento scada ad agosto 2016, occorre avviare in tempo utile il percorso che porterà a trattare e identificare i documenti nel sistema di gestione informatica, curando anche gli aspetti legati al registro di protocollo, ai fascicoli e repertori informatici, sino al loro trasferimento nei sistemi di conservazione, comprese le fatture elettroniche emesse e ricevute, secondo le regole di cui al decreto presidenziale del 3 dicembre 2013 (si veda articolo nella pagina). Anche a tale riguardo, nonostante le scadenze per l’adeguamento siano fissate all’11 ottobre 2015 per il registro di protocollo e all’11 aprile 2017 per i sistemi di conservazione, predisponendo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione, sarebbe opportuno che il piano di informatizzazione, da adottare entro febbraio 2015, contenga un cronoprogramma di attuazione.
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