«E-fattura» con dati vincolati

Parte oggi la seconda fase dell’obbligo di fatturazione elettronica estesa a tutte le pubbliche amministrazioni ed ai loro fornitori, dopo la partenza dello scorso 6 giugno 2014 che ha interessato solamente ministeri e loro articolazioni, Agenzie fiscali ed enti di previdenza ed assistenza.

Per la corretta emissione delle fatture elettroniche e la loro veicolazione tramite il Sistema di Interscambio – SdI è fondamentale il rispetto delle regole tecniche di cui al decreto ministeriale n. 55 del 2103 e delle correlate specifiche operative. A tale riguardo, i report rilasciati con cadenza mensile dal SdI offrono importanti spunti di riflessione ad operatori ed amministrazioni fornendo una visione di insieme del funzionamento dell’intera procedura. I dati statistici sintetici sono infatti il risultato delle elaborazioni effettuate dai sistemi informatici che governano sia la fase di ricezione che quella di inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni. Ad esempio riscontrare le tipologie di codici ufficio utilizzati per la trasmissione ed analizzare la casistica degli errori più frequenti rilevati nel periodo di riferimento, possono costituire valide ed utili metodologie per controllare i flussi di fatturazione in uscita per gli operatori e delle comunicazioni e dei controlli in entrata per le amministrazioni. 

Al di là della non conformità del file rispetto al formato, fisiologica in ragione del nuovo tracciato di fattura Pa rilasciato il 2 febbraio 2015, per i fornitori l’errore in assoluto più frequentemente riscontrato consiste nell’erronea nomenclatura e nell’unicità del file, il quale risulta di conseguenza duplicato e non valido. Infatti, una volta predisposto, il file fattura deve essere nominato secondo la specifica nomenclatura oggetto di controllo formale da parte di SdI, indicando il Codice Paese, costituito da due caratteri, l’Identificativo univoco del Trasmittente ed il Progressivo univoco del file. La verifica è finalizzata ad intercettare l’eventuale invio accidentale di un medesimo file. Lo SdI controlla non solo che la nomenclatura sia conforme alle specifiche tecniche ma anche l’assenza di un precedente file inviato con il medesimo nome: in questo caso si procederà allo scarto del file a meno che la duplicazione riguardi un file per il quale risulti trasmessa una notifica di file non recapitabile. 

Il file viene rifiutato se il “nome file” è già presente nel SdI oppure se il nominativo non è conforme. Prima dell’inoltro, viene anche controllata l’unicità della fattura per escludere che la stessa sia stata già trasmessa ed elaborata. Il controllo si sofferma su alcuni dati quali identificativo cedente/prestatore, tipologia documento, anno e numero fattura. Il file non viene inoltrato da SdI se questi dati coincidono con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto, di file non recapitabile oppure di rifiuto. A tale proposito, tra le risposte rese nel corso di un workshop, tenutosi lo scorso 9 marzo 2015 ed organizzato dall’Osservatorio del Politecnico di Milano su fatturazione elettronica e dematerializzazione, di particolare importanza è quella che ha trattato i comportamenti da seguire in caso in cui la fatturapa abbia superato i controlli formali di SdI ma venga rifiutata dal destinatario decorsi i quindi giorni dall’invio. In questo caso, la trasmissione della notifica di decorrenza dei termini impedisce ad amministrazione e fornitore di interagire, con riguardo alla cessione o prestazione fatturata elettronicamente, tramite Sdi. Può essere tuttavia utilizzato qualsiasi altro canale. Sarà compito quindi del fornitore interfacciarsi con l’amministrazione per richiedere informazioni relativamente alla fattura che risulta correttamente trasmessa. 

Il credito vantato nei confronti dell’amministrazione viene comunque automaticamente caricato sulla piattaforma certificazione crediti – Pcc. Lo stato di avanzamento della fattura potrà quindi essere costantemente monitorato, tenuto conto che l’amministrazione destinataria deve periodicamente interagire sulla Pcc. La notifica di decorrenza termini, impedisce inoltre il nuovo invio della medesima fattura caratterizzata da data e numerico identico a quella per la quale sono decorsi i termini. Altro importante chiarimento ha riguardato il momento di decorrenza dei termini di pagamento che coincide con la data di ricezione della fatturaPa da parte dell’amministrazione destinataria come riportata sulla ricevuta di consegna trasmessa da Sdi al fornitore.