E-fattura, guardia alta sulle ricevute

Estensione dell’obbligo di fattura elettronica a tutte le Pa in vigore da ieri alla prova dell’avvenuta ricezione. Emissione e trasmissione tramite il sistema di interscambio (Sdi) non completano, infatti, le attività richieste per una corretta gestione del ciclo attivo e passivo di fatturazione. È essenziale, infatti, il riscontro delle ricevute prodotte dallo Sdi, le quali costituiscono la guida per fornitori e amministrazioni per procedere a contabilizzazione, liquidazione, calcolo di eventuali interessi moratori e pagamento della fattura. 

I controlli formali 

Un primo riscontro è collegato al superamento o meno dei controlli formali realizzati dal sistema di interscambio, il quale opera come soggetto che riceve e reindirizza le fatture, con nessun controllo nel merito delle stesse. In caso di esito negativo dei controlli operati dallo Sdi, al fornitore viene recapitata una notifica di scarto. La fattura in questo caso va considerata emessa e, di conseguenza, non deve essere contabilizzata. Nel caso tuttavia fosse già stata registrata, perché ad esempio i sistemi contabili hanno proceduto in automatico alla sua contabilizzazione al momento della trasmissione, dovrà essere prodotta una nota, a rilevanza esclusivamente interna, a storno della fattura. 
Nel workshop organizzato dall’osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano tenutosi lo scorso 9 marzo, sono stati forniti altri chiarimenti utili per le amministrazioni, ma di riflesso anche per i fornitori, in particolare relativamente all’assenza dei codici Cig (codice identificativo gara) o Cup (codice unico di progetto) sulle fatture. I controlli formali del sistema non vanno infatti a verificare la presenza di tali codici, in quanto si tratta di informazioni non rilevanti a fini fiscali.
L’amministrazione non può tuttavia procedere al pagamento in assenza di tali codici, quando ne sia obbligatoriamente prevista la presenza ai fini della tracciabilità dei pagamenti. In questa ipotesi, è stato suggerito alle amministrazioni di accettare e registrare comunque la fattura, richiedendo all’operatore l’emissione non solo di una nota di credito, per annullare la fattura, ma anche di una nuova fattura contenente i codici Cig e Cup. Infatti nel caso in cui i controlli formali vengano superati, il sistema di interscambio provvede a trasmettere all’amministrazione destinataria non solo la fattura ma anche una notifica di metadati del file fattura, contenente le informazioni utili per l’elaborazione del documento.

Le tempistiche 

Al fornitore o al terzo trasmittente viene notificata una ricevuta di consegna quando l’inoltro ha avuto esito positivo: la fattura si considera in questo caso emessa. Se invece, per cause tecniche, la consegna al destinatario non è possibile nelle ventiquattro ore, il sistema di interscambio invia al trasmittente una notifica di mancata consegna e procede a contattare l’amministrazione per tentare di risolvere il problema. 
Trascorsi ulteriori dieci giorni, senza riuscire a recapitare la fattura, al trasmittente viene notificata una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Solamente in questo caso, il fornitore può inoltrare all’amministrazione la fattura utilizzando un canale elettronico alternativo al sistema di interscambio. 
La pubblica amministrazione può contestare o rifiutare una fattura anche dopo avere ricevuto una notifica di decorrenza termini dal sistema di interscambio, la quale viene trasmessa decorsi quindici giorni dal ricevimento. Si tratta di un intervallo di tempo entro cui l’amministrazione destinataria ha la facoltà, ma non l’obbligo, di comunicare al fornitore l’esito dei controlli interni, dando evidenza dello stato in cui si trova la fattura attraverso il sistema di interscambio, inviando una notifica di accettazione o di rifiuto. Decorso tale periodo, l’amministrazione può comunque interagire con il fornitore utilizzando qualsiasi altro canale a sua disposizione. 
Rispondere eventualmente con il rifiuto della fattura entro i quindici giorni tramite Sdi non impone tuttavia all’amministrazione di registrare in contabilità la fattura rifiutata. Al contrario, se la fattura è stata registrata ma sono necessarie variazioni dell’imponibile, le stesse dovranno essere effettuate mediante l’annotazione di fatture integrative o note di credito trasmesse dal fornitore tramite sistema di interscambio.