Conservazione: pubblicate le istruzioni per il registro giornaliero di protocollo

Il prossimo 11 ottobre 2015 scade il termine per l’adeguamento al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3.12.2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Nel provvedimento sono stabilite le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni:

• di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 4451 (TUDA);
• di registrazione di protocollo agli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’amministrazione digitale2 (CAD).

Lo scopo delle regole tecniche è quello di guidare le pubbliche amministrazioni nell’adeguamento, sia organizzativo che funzionale, dei propri sistemi di gestione documentale.
In particolare, le pubbliche amministrazioni, nell’ambito del loro ordinamento devono provvedere, entro il prossimo 11 ottobre, a:

• individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento (art. 50 del TUDA);
• nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
• nominare eventualmente, nell’ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
• adottare il manuale di gestione;
• definire i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal DPR 445/2000.

Con riferimento ai requisiti minimi di sicurezza del Sistema di protocollo informatico, l’art. 7 delle regole tecniche in commento introduce un importante nuovo obbligo: la conservazione digitale “a norma” del Registro giornaliero di protocollo, la cui gestione è spiegata nelle istruzioni pubblicate l’altro ieri sul sito dell’Agid.

Come noto, l’art. 52, del d.P.R. 28.12.2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l’altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente.

Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:

• i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione;
• tutti i documenti informatici;
• le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
• le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
• le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.

Il richiamato articolo 52, stabilisce inoltre che “… il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo”.
Da ultimo, l’art. 7, comma 5, del d.P.C.M. 3.12.2013, in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, richiede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, al Sistema di Conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.